6 Dicas para uma Gestão de Tempo eficaz.

A organização e o planeamento são a chave para uma gestão de tempo saudável e eficaz. A falta de tempo muitas vezes deve-se à falta de organização e disciplina.

Tem dificuldade em gerir o seu tempo?

Uma das grandes dificuldades é saber por onde começar. O número de horas diárias é igual para todos, a forma como se gere essas horas é que pode ser diferente.

Quantas horas trabalha por dia e quanto tempo dedica à gestão dessas horas?

Se investe 8 a 10 horas em média por dia a trabalhar, deve investir pelo menos 10 minutos diários para cuidar da gestão do seu dinheiro.

Sabe quanto vale o seu tempo à hora?

Se dividir o valor que ganha anualmente por 2000 horas anuais, chegará ao valor do seu trabalho à hora. Assim, se por exemplo ganhar 25.000€ por ano e dividir esse valor pelo número médio de horas de trabalho, o seu valor à hora será 12,50€. (25.000÷2000=12,50€/hora)

Muitas vezes no nosso dia a dia, não conseguimos perceber o porquê de não atingirmos os resultados esperados, trabalhamos muitas horas, mas mesmo assim não conseguimos cumprir todas as tarefas.

Já pensou porque é que algumas pessoas têm tempo para fazer tudo o que querem e outras estão sempre a saltar de tarefa em tarefa sem tempo para terminar nada? E se tivéssemos mais de 24 horas por dia, será que teríamos tempo suficiente ou ainda faltaria tempo para realizarmos algumas tarefas?

Além das horas de trabalho é também importante registar diariamente alguns indicadores de produtividade que serão importantes para medir e poder analisar o que podemos melhorar. Só com um registo     diário conseguimos perceber se estamos a investir o nosso tempo nas tarefas certas.

Deixo aqui 6 dicas para o/a ajudar neste processo de planeamento.

1ª Dica: Defina objetivos.

O primeiro passo no planeamento estratégico é a definição de metas e objetivos. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e definidos no tempo.

É importante saber onde estamos, para onde queremos ir e qual o caminho para lá chegar. A falta de objetivos limita-nos na orientação do caminho para chegar ao destino.

Devemos estabelecer metas e definir objetivos a curto, médio e longo prazo.

2ª Dica: Crie uma lista de tarefas.

Defina a lista das tarefas por prioridades e avalie por grau de importância e urgência, para decidir como e quando realizá-las.

3ª Dica: Divida o planeamento por fases.

Plano DIÁRIO: Todos os dias dedique 10 minutos do seu tempo ao planeamento e registo das suas atividades diárias. Reagende as tarefas pendentes.

Plano SEMANAL: No final da semana analise todas as suas atividades, a sua agenda, as tarefas pendentes e programe a semana seguinte.

Plano MENSAL: Analise as atividades realizadas e faça um resumo do mês. Planeie os eventos mais importantes do mês seguinte para ter uma visão geral.

Plano ANUAL: Planifique e calendarize as atividades a realizar, para antecipar algumas ações importantes e atingir as metas e objetivos definidos.

4ª Dica: Defina e execute o plano de ação

Coloque em prática todas as tarefas definidas no planeamento estratégico.

Pode utilizar a ferramenta 5W2H, que será muito útil neste processo. Estas 7 perguntas podem ajudar na concretização do plano de forma orientada e mais eficaz.

5W

What – O que deve fazer? Why – Por que precisa fazer? Where – Onde fazer?

When – Quando deve ser feito? Who – Quem deve fazer?

2H

How – Como fazer?

How much – Quanto custa fazer?

5ª Dica: Evite distrações e aumente a concentração

É muito fácil cair na tentação de ir frequentemente durante o dia ao email, redes sociais, conversar com outras pessoas sobre vários temas interessantes, ir beber café,…

Concentre-se no que é realmente importante.

6ª Dica: Reavalie o planeamento com regularidade

É importante ir reavaliando o desempenho mensalmente. Após a análise do registo dos indicadores de produtividade avalie as estratégias definidas e dê continuidade ao plano ou altere a estratégia para chegar ao objetivo final.

O foco e a disciplina são fundamentais para o Sucesso!

Sónia Cunha – Diretora das Agências RE/MAX Visão & Visão II

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