A nossa prioridade são os clientes, todos nós queremos clientes satisfeitos. Queremos ir o mais possível ao encontro do que eles pretendem. Para isso levamos a cabo várias tarefas, todas elas importantes para um resultado positivo.
Ler os e-mails:
– antes de abrir um e-mail ou um anexo devemos perceber se é de fonte segura;
– registar sempre todos os pedidos de contacto;
– ler o conteúdo até ao fim para ser devidamente tratado;
– guardar/arquivar os e-mails em pastas distintas consoante o assunto. Sempre que necessário criar uma pasta nova. Essas pastas estão organizadas por ordem alfabética.
Atendimento telefónico e presencial:
– devolver sempre as chamadas;
– registar toda a informação que nos é transmitida pelo cliente.
O facto de termos toda a informação organizada irá ajudar-nos a poupar imenso tempo.
Nunca adiar:
– o registo dum contacto, pois é muito provável que atenda outro telefonema e, entretanto, já se esqueceu de alguns dados. O cliente vai voltar a ligar, talvez para si, talvez para outro agente ou talvez mesmo para outra agência. Ele espera que sejamos nós a contactá-lo e a acompanhá-lo e não o contrário;
– tarefas, por mais simples e rápidas que sejam, estas vão-se acumular e exigir cada vez mais tempo.
Devemos gerir as prioridades, e nunca deixar uma tarefa para o último dia.
Pedir ajuda aos colegas, as orientações de pessoas com mais experiência são muito úteis.
Registar na agenda as tarefas e os contactos e picá-los depois de estarem tratados. Para além de satisfatório, visualmente é mais rápido de confirmar o que já foi feito.
Verificar se todos os itens da véspera foram picados.
A agenda do Outlook também é uma ótima ferramenta de trabalho para nos relembrar de determinados compromissos ou tarefas.
Programar gravações automáticas.
Existem tarefas que não estão diretamente ligadas ao cliente, como é o caso das encomendas aos fornecedores e a organização de documentos.
No que diz respeito às encomendas aos fornecedores, é bastante útil anexar a maquete aprovada ao próprio e-mail de aprovação pois no futuro não será preciso procurar a maquete que diz respeito à ordem de produção de determinado artigo e sabemos que por vezes existem muitas versões até chegar ao produto final.
Em relação aos documentos em formato digital, estes devem de ser guardados com o nome correto e arquivados na respetiva pasta. Quanto aos documentos físicos o cuidado deve de ser redobrado, pois um documento mal arquivado é um documento perdido.
Seguir um método de trabalho faz com que seja muito mais simples saber em que ponto estamos, o que nos falta fazer e o tempo que vamos demorar até concluirmos determinada tarefa.
Sandra Gomes – Coordenadora Remax Leiria
